Blog XXV – Vermietungsstand im Griff
Wie der Bestand proaktiv abgefragt wird, statt hinterhertelefoniert zu werden.
Kurz gefasst
- Sechs Verwalter sind nicht sechs Anrufe. Du bist sechs Formate, sechs Rhythmen und sechs Auslegungen davon, was „vermietet" gerade bedeutet.
- „Leer" ist keine Statusangabe. Ohne Grund, Zeitpunkt und Vermarktungsstand ist die Zahl nicht verwendbar — und beim nächsten Bericht wieder veraltet.
- Vom Nachfragen zum Turnus. Der eigentliche Punkt sind Abweichungen: Du musst auffallen, ohne dass jemand danach fragen muss.
Wer viele Einheiten besitzt, braucht nicht nur gute Verwalter. Er braucht verlässliche Informationen: Wie viele Einheiten sind vermietet? Wo steht Leerstand? Welche Wohnung wird gerade vermarktet? Und wann wurde der Status zuletzt tatsächlich abgefragt?
Auf dem Papier ist das ein Reporting-Prozess. In der Praxis liegen die Informationen verteilt – in E-Mails, Excel-Dateien, einzelnen Telefonaten und verschiedenen Systemen. Der Vermietungsstand ist dann nicht falsch, weil jemand schlampt. Er ist falsch, weil die Abfrage nicht regelmäßig und nicht verbindlich genug organisiert ist.
Sechs Verwalter sind nicht sechs Anrufe
Nehmen wir einen typischen Zuschnitt: 800 Einheiten, sechs externe Verwalter, 20 bis 30 Objekte, unterschiedliche Ansprechpartner, ein Vermietungsreport im Monat.
Rechnerisch sind das sechs Abfragen. Tatsächlich hängt an jeder eine Kette von Rückfragen: Ist die Wohnung wirklich noch leer? Wurde schon ein Mietvertrag unterschrieben? Ist die Einheit reserviert oder nur vorgemerkt? Seit wann steht sie leer? Wird sie überhaupt vermarktet? Woran hängt es? Und was ist der nächste Schritt?
Der Zeitaufwand ist dabei das kleinere Problem. Das größere ist die Verzögerung: Ein Eigentümer erfährt unter Umständen erst Wochen später, dass eine Einheit noch nicht vermietet ist. In dieser Zeit laufen die Kosten weiter, während die Information keinen Verantwortlichen erreicht hat.
„Leer" ist keine brauchbare Statusangabe
Die meisten Bestandshalter haben eine Datenbasis. Was fehlt, ist ihre Aktualität – und eine gemeinsame Sprache. Ein Vermietungsstand sollte mindestens unterscheiden zwischen: vermietet, verfügbar, in Vermarktung, reserviert, Mietvertrag in Vorbereitung, Übergabe geplant, unklar.
Der Unterschied ist operativ. „Leer" kann heißen, dass eine Wohnung vorgestern frei geworden ist. Es kann auch heißen, dass sie seit drei Monaten steht und niemand die Ursache bearbeitet. Beides landet in derselben Zeile derselben Liste – und genau deshalb fällt der zweite Fall so lange nicht auf.
Deshalb reicht es nicht, quartalsweise eine Liste abzulegen. Der Prozess muss fünf Dinge festlegen: Wann wird abgefragt? Bei wem? Welche Angaben müssen vorliegen? Was passiert bei einer Abweichung? Wo wird das Ergebnis dokumentiert? Ohne diese fünf Punkte bleibt Reporting eine Sammlung guter Absichten.
Wie die Abfrage zum festen Prozess wird
Noa Outbound ist für wiederkehrende Nachfassprozesse gebaut. Statt dass ein Mitarbeiter monatlich eine Liste öffnet und sich durchtelefoniert, wird der Ablauf einmal eingerichtet.
Der Turnus wird festgelegt – wöchentlich bei aktivem Leerstand, zweiwöchentlich während laufender Vermarktung, monatlich für den vollständigen Bestandsreport, anlassbezogen nach einer Kündigung. Der richtige Rhythmus hängt am Objekt: Eine leerstehende Gewerbeeinheit mit hoher monatlicher Belastung braucht eine engere Taktung als eine Wohnung, deren Neuvermietung ohnehin erst in sechs Wochen beginnt.
Der Ansprechpartner wird angerufen und bekommt dieselben Fragen in derselben Reihenfolge: Welche Einheiten sind aktuell nicht vermietet? Was hat sich seit der letzten Abfrage geändert? Wo liegt bereits ein Vertrag vor? Was wird aktiv vermarktet? Gibt es Hindernisse? Was ist der nächste Schritt, und bis wann?
Der Gewinn liegt weniger in der Zeitersparnis als in der Vergleichbarkeit. Ein Verwalter berichtet nicht mehr über „ein paar offene Wohnungen", sondern über definierte Einheiten mit definierten Status.
Die Antwort wird dokumentiert – am Kontakt, am Objekt, am Vorgang im bestehenden System, nicht in einer persönlichen Notiz. Das ist der Unterschied zwischen einem CRM, das Daten speichert, und einem, in dem Informationen zuverlässig entstehen.
Der eigentliche Punkt: Abweichungen
Eine automatisierte Abfrage, die nur sammelt, bringt wenig. Der Wert liegt in der Behandlung dessen, was nicht stimmt.
Eine Einheit sollte vermietet sein, ist aber weiter verfügbar. Ein Makler hatte Rückmeldung bis Freitag zugesagt, es kam nichts. Ein Objekt zeigt über drei Abfragen hinweg unveränderten Leerstand. Ein Vertrag wurde angekündigt, aber nie bestätigt. Ein Ansprechpartner nennt einen Grund, der eine Entscheidung des Eigentümers erfordert.
Solche Fälle dürfen nicht mit allen anderen Antworten im Monatsreport untergehen. Du brauchst eine Markierung und einen nächsten Schritt – als Aufgabe, als weiterer Kontakt, als interne Eskalation. Damit verändert sich die Rolle des Teams: Es telefoniert nicht mehr jeder Information hinterher, sondern bearbeitet die Fälle, in denen tatsächlich eine Entscheidung ansteht. Der Mechanismus dahinter ist derselbe wie bei jedem funktionierenden Follow-up: nicht mehr Kontakte, sondern der richtige Kontakt zum richtigen Zeitpunkt.
Ein Zahlenbeispiel, mit offenen Annahmen
Angenommen, monatlich sind 40 Ansprechpartner zu kontaktieren, und ein Gespräch dauert inklusive Notiz sieben Minuten. Das sind 280 Minuten – gut viereinhalb Stunden reine Bearbeitungszeit, ohne Rückrufe, Terminfindung und die Suche nach dem letzten Stand.
Das ist keine Einsparungsgarantie; der tatsächliche Aufwand hängt an Erreichbarkeit und Komplexität. Es zeigt aber, wo ein wiederkehrender Prozess überhaupt messbar wird. Wie du eine solche Rechnung sauber aufsetzen, ohne sich etwas vorzumachen, steht in unserer ROI-Betrachtung.
Der größere Effekt liegt ohnehin in der Qualität: weniger vergessene Rückfragen, einheitliche Statuswerte, schnellere Eskalation, bessere Vergleichbarkeit zwischen Verwaltern, weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern – und aktuellere Grundlagen für Entscheidungen im Asset Management.
Was vor dem Pilot geklärt sein muss
Einheitliche Status. Wenn jeder Verwalter „reserviert" anders verwendet, bleibt auch ein automatisiertes Reporting uneindeutig.
Verbindliche Fragen. Kurz genug, dass sie beantwortet werden. Vollständig genug, dass keine Rückfrage nötig ist.
Klare Verantwortlichkeiten. Wer bekommt die Leerstandsmeldung? Wer entscheidet über Preis, Vermarktungsstrategie oder Maklerwechsel? Eine Meldung ohne Zuständigkeit ist nur zusätzliche Information.
Ein Pilotbestand. Ein Verwalter oder zehn bis zwanzig Objekte. Nach ein paar Wochen siehst du, ob die Ansprechpartner erreichbar sind, ob die Status eindeutig sind, welche Abweichungen sich wiederholen und welche Frage fehlt. Weitere Anwendungsfälle findest du in der Übersicht.
Fazit: Vom Nachfragen zum Turnus
Ein aktueller Vermietungsstand entsteht nicht durch ein CRM und nicht durch eine Excel-Liste. Er entsteht durch regelmäßige Abfragen, einheitliche Antworten und eine definierte Reaktion auf Abweichungen. Wenn diese drei Dinge stehen, wird aus wiederkehrendem Telefonaufwand ein kontrollierbarer Prozess – und das Team sammelt nicht mehr ein, sondern entscheidet.
Dein praktischer Takeaway für heute: Nimm zehn Einheiten, deren Status dir gerade besonders wichtig ist. Notiere je Einheit vier Angaben: zuständiger Ansprechpartner, erwarteter Status, nächster Abfragetermin, Regel bei Abweichung. Wenn diese vier Spalten gefüllt sind, hast du den ersten automatisierbaren Workflow bereits definiert – und beim Ausfüllen siehst du sofort, bei welchen Einheiten du den Status eigentlich nur vermutest.
Wenn du den Turnus an deinem eigenen Bestand durchspielen möchtest.
Wenn du den Ablauf an deinen eigenen Vorgängen prüfen möchten – in deinen Systemen.
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